Кратко: страхователь финансирует предупредительные меры из собственных средств, а затем возмещает расходы за счет средств ФСС РФ. Сумма возмещения ограничена.
Определите, какие расходы можно возместить. Подайте в территориальный орган ФСС РФ заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер с сопроводительными документами. Это нужно сделать до 1 августа, но лучше как можно раньше.
После одобрения ФСС РФ вы сможете возместить из бюджета фонда расходы в пределах согласованной суммы. Для этого не позднее 15 декабря подайте заявление о возмещении расходов на оплату предупредительных мер, подтверждающие документы и отчет о произведенных расходах.
1. Какие расходы можно возместить из ФСС РФ
На основании пункта 3 Правил, утвержденных Приказом Минтруда России от 14.07.2021 № 467н за счет средств ФСС РФ при соблюдении ряда условий можно возместить расходы на предупредительные меры, в частности:
- на проведение специальной оценки условий труда (СОУТ);
- обучение работников отдельных категорий по охране труда;
- приобретение средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств;
- санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работников предпенсионного возраста независимо от условий их труда. Размещение работников в номерах высшей категории не возмещается;
- обязательные периодические медосмотры работников;
- лечебно-профилактическое питание, если оно предусмотрено;
- приобретение аптечек для оказания первой помощи;
- приобретение зарегистрированных медизделий, предназначенных для выявления алкоголя или психоактивных веществ в ходе предрейсовых (послерейсовых) или предсменных (послесменных) медосмотров работников;
- приобретение приборов, устройств, оборудования для обеспечения безопасного ведения горных работ (в рамках модернизации основных производств);
- бесплатную выдачу молока или других равноценных пищевых продуктов работникам, которым они полагаются.
2. Какую сумму расходов можно возместить из ФСС РФ
На основании пункта 2 Правил на финансовое обеспечение предупредительных мер можно направить до 20% разницы между взносами на травматизм, начисленными за предыдущий год, и выплатами двух видов, произведенными в том же году.
Предельный объем средств:
На основании пункта 2 Правил:
- предельный объем средств можно увеличить до 30% от указанной разницы, если дополнительный объем направляется на санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста;
- если в организации работает до 100 человек и в предыдущие два года она не получала финансирования предупредительных мер, предельный объем рассчитывается по данным за три предыдущих года. Он не должен превышать сумму взносов на травматизм, начисленных в текущем году, за вычетом расходов на выплату пособий и оплату отпусков на период лечения (сверх ежегодно оплачиваемых);
- расходы возмещаются за счет средств ФСС РФ в пределах согласованной суммы. Она не может превышать разницу между взносами на травматизм, начисленными в текущем году, и расходами за этот же период на выплату пособий по травматизму и оплату отпусков для лечения (сверх ежегодно оплачиваемых).
3. Какие документы нужно подать в ФСС РФ
На основании пункта 4 Правил для финансирования предупредительных мер работодателю необходимо обратится с заявлением в орган ФСС РФ по месту регистрации.
К заявлению нужно приложить (пункт 5 Правил):
- план финансового обеспечения предупредительных мер;
- обосновывающие документы.
3.1. Как составить план финансового обеспечения предупредительных мер
При составлении плана необходимо использовать форму, рекомендованную Минтрудом России. Она приведена в Приложении к Правилам.
Укажите мероприятия, запланированные на текущий год. Некоторые из них можно включить в план только после выполнения. К таким мероприятиям относится выдача работникам лечебно-профилактического питания.
Ряд мероприятий, в частности обучение по охране труда, можно запланировать при условии, что к моменту составления плана заключен договор. Поэтому, прежде чем указывать мероприятие в плане, уточните перечень документов в п. п. 6, 6.1 Правил.
При необходимости можно сообщить в ФСС РФ об изменении ранее согласованного плана. Сделать это нужно до 20 ноября текущего года. Внесение изменений нужно обосновать. Одновременно с заявлением понадобится полный комплект документов по изменяемым предупредительным мерам (пункт 14 Правил).
3.2. Как заполнить заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер
Форма заявления приведена в Приложении № 1 к Административному регламенту (утв. Приказом ФСС РФ от 07.05.2019 № 237).
В заявлении нужно указать, в частности:
- наименование, ИНН организации и ее регистрационный номер в ФСС РФ;
- наименование территориального органа ФСС РФ;
- способ вручения решения органа ФСС РФ о финансовом обеспечении предупредительных мер или об отказе.
3.3. Какие обосновывающие документы надо приложить к заявлению
Основной состав документов указан в пункте 5 Правил:
- копия перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, который разработан по итогам СОУТ;
- копия коллективного договора или выписка из него;
- копия соглашения по охране труда или выписка из него;
- копия локального нормативного акта или выписка из него о реализуемых мероприятиях по улучшению условий и охраны труда.
К заявлению прилагается как минимум один из этих документов. Его наименование и реквизиты необходимо указать в графе 3 плана финансового обеспечения предупредительных мер.
Дополнительные документы-обоснования составляются в зависимости от характера мероприятий. Конкретный перечень документов указан в п. п. 6, 6.1 Правил.
Если какой-либо из документов списка повторяется в п. 7 Правил, его можно не прилагать к заявлению. Фонд самостоятельно запросит сведения у других госорганов. Вместе с тем работодатель вправе их представить, так как это может ускорить рассмотрение заявления.
Чтобы направить работников предпенсионного возраста на санаторно-курортное лечение за счет средств, возмещаемых ФСС РФ, в качестве дополнительного обоснования нужно подать (пп. "д" п. 6 Правил):
- заключительный акт врачебной комиссии по итогам проведения обязательных периодических медицинских осмотров (обследований) работников или копии справок для получения путевок на такое лечение (форма N 070/у). Если акт есть, копии справок можно не представлять;
- список работников, направляемых на лечение, с указанием СНИЛС и рекомендаций из заключительного акта врачебной комиссии, а при его отсутствии - из справок по форме N 070/у;
- копии договоров (счетов на приобретение путевок) с организацией, осуществляющей санаторно-курортное лечение работников. Если организация является вашим структурным подразделением - копии положения о данном структурном подразделении и локального нормативного акта об организации санаторно-курортного лечения работников);
- калькуляцию стоимости путевок.
3.3. Когда и как представить в ФСС РФ заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер
Срок подачи в ФСС РФ заявления о финансовом обеспечении предупредительных мер, а также других документов - до 1 августа.
Представьте документы рекомендуется как можно раньше. Если фонд досрочно распределит все деньги между другими заявителями, вам могут отказать в финансировании (п. 4, пп. "в" п. 12 Правил, Письмо ФСС РФ от 29.04.2022 N 02-09-11/06-10-12152).
До начала подготовки документов проверьте, нет ли у вас недоимок, задолженности по пеням или штрафам по взносам на травматизм. Если они не будут погашены на день подачи заявления, расходы не возместя (пп. "а" п. 12 Правил).
Подать комплект документов можно следующими способами (п. 5 Правил, п. п. 15, 17 Административного регламента):
- через Единый портал госуслуг. Все документы нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью;
- лично в территориальный орган ФСС РФ по месту регистрации;
- через МФЦ;
- по почте способом, позволяющим подтвердить факт и дату отправления.
Копии бумажных документов заверьте печатью (при ее наличии) (п. 8 Правил).
4. Как получить решение ФСС РФ о финансировании предупредительных мер
Территориальный орган ФСС РФ принимает решение в следующие сроки:
- 10 рабочих дней - если сумма взносов на травматизм за предыдущий год в общем случае составляет 25 млн руб. или меньше (пп. "а" п. 10 Правил);
- 18 рабочих дней - если она превышает 25 млн руб. или в план финансового обеспечения включены расходы на приобретение приборов, устройств, оборудования для безопасного ведения горных работ. В таких случаях территориальный орган ФСС РФ обязан направить документы на согласование в центральный аппарат фонда. Срок может увеличиться, так как он не включает время на пересылку документов. По страхователям, включившим в план расходы на приобретение указанных приборов (устройств, оборудования), ФСС РФ согласовывает решение территориального органа страховщика с учетом мнений членов межведомственной комиссии (пп. "б" п. 10 Правил).
ФСС РФ оформит решение приказом и направит его вам. Информацию о результате рассмотрения заявления можно найти также на сайте территориального органа фонда (п. п. 9, 11 Правил).
Решение об изменении согласованного плана финансового обеспечения предупредительных мер принимается в аналогичном порядке (п. 14 Правил).
При отказе в финансировании, узнайте причину.
Во-первых, она должна соответствовать п. 12 Правил.
Во-вторых, причина должна быть обоснованной.
Если вы не собираетесь обжаловать отказ, вы вправе снова подать заявление. Сделать это можно только до истечения срока подачи заявления (п. 12 Правил).
Если вы подали заявление на сумму меньшую, чем расчетный объем средств, после получения приказа ФСС РФ о финансовом обеспечении предупредительных мер вы можете обратиться за дополнительным финансовым обеспечением. Итоговая сумма возмещения не должна превышать расчетного объема средств. Порядок и сроки обращения в фонд в этом случае аналогичны первоначальным (п. 13 Правил).
5. Как возместить расходы на предупредительные меры за счет средств ФСС РФ
Страхователь должен вести учет средств, направленных на финансовое обеспечение предупредительных мер (п. 16 Правил).
Для возмещения расходов на предупредительные меры необходимо подать в ФСС РФ ряд документов.
Документы представляются после выполнения предупредительных мер, предусмотренных планом, в срок до 15 декабря (включительно), но лучше как можно раньше. В их составе необходимо подайте заявление о возмещении расходов, подтверждающие документы и отчет о произведенных расходах (п. 17 Правил, Информация ФСС РФ).
Отдельная форма заявления не предусмотрена. Заявить о возмещении расходов можно в произвольной форме взяв за основу форму, утвержденную Приказом ФСС РФ от 04.02.2021 N 26. В заявлении, в частности, необходимо указать сумму к возмещению и банковские реквизиты, перечислить подтверждающие документы.
Если целевое использование средств будет подтверждено, ФСС РФ в течение пяти рабочих дней со дня получения документов примет решение о возмещении расходов и перечислит средства на расчетный счет работодателя(п. 17 Правил).